¿ Cómo Poner Musica en Power Point ?

He recibido en ocasiones correos electrónicos preguntándome como se hacer para poner Musica en Power Point ya que es muy frecuente enviarse por correo electrónico presentaciones muy bonitas con y consejos de aprendizaje en las mismas. Pero el problema es como agregar Musica en Power Point.

Y muchas veces, el problema viene cuando queremos hacer una nosotros y enviarla. Es un problema típico muy común no saber cómo poner Musica en Power Point, puesto que se ha puesto de moda enviar una presentación personal hecha con PowerPoint.

Hacemos la presentación, configuramos las animaciones, ponemos nuestras mejores fotos y por último, la música. Yal colocar la Musica en Power Point no nos adjunta el fichero de audio al de la presentación; lo que hace que tengamos que enviar los dos ficheros juntos y esto no debe hacerse de esta forma. Ya que hemos visto que es posible colocar la música intregrada al Power Point.

¿Cómo solucionar esto? De poner Musica en Power Point. Muy fácil, aunque algo laborioso. Siga estos tópicos para aprender hacerlo:

1.- Partimos del propio fichero de música. La primera condición para que podamos distribuir nuestra presentación sin problemas es que este fichero debe ocupar espacio lo menos posible.

2.- Otra condición, impuesta por PowerPoint, es que el archivo debe estar en formato .wav (esta condición la encuentro en muchas páginas web, y no seré yo quien la discuta. Sin embargo, es posible poner Musica en Power Point y este sí acepta ficheros de audio en formato mp3, aunque no los incruste en el mismo archivo.

3.- Por lo tanto, será difícil que podamos incluir en la presentación todo un archivo .mp3 con una canción. Recordemos que la diferencia entre un archivo .mp3 y el formato .wav, a grandes rasgos, es que el formato .mp3 utiliza una compresión con pérdida diferencial y el formato wav no utiliza compresión.

4.- En palabras normales, música almacenada en formato .mp3 ocupa mucho menos espacio que en formato .wav. Lamentablemente, para que la presentación quede como queremos, habrá que convertir el fichero de música ya sea .mp3 u otro formato que desee utilizar a formato .wav.

5.- Hay variados programas en el los cuales puedes realizar la conversión, el que particularmente yo utilizo y recomiendo es: Audacity, o utilidades online como Media Convert.

6.- Luego para que un archivo .wav ocupe aún menos, podemos reducir su frecuencia de muestreo, lo que sin duda reducirá su calidad, pero también su tamaño. Click en el siguiente enlace para hacer este proceso explicaciones Siguiendo esos pasos, recomiendo pasar el fichero .wav a mono, reducir a 16 bits por muestra y a una frecuencia de muestreo de 22KHz. Así conseguiremos un fichero .wav con una calidad aceptable para nuestros propósitos y con un tamaño apto para incrustar en Power Point y por consiguiente ser enviado por correo electrónico.

7.- Supongamos ya que tenemos nuestro fichero .wav (o .mp3, según he indicado antes) listo para incluir como música de fondo en nuestra presentación en PowerPoint. ¿Qué hacer ahora? Antes de añadir el archivo a la presentación, debemos modificar cómo trata PowerPoint los archivos insertados. Utiliza dos técnicas: vincularlos (que tengamos que acompañar a la presentación del archivo insertado) o incrustarlos (que el archivo insertado se guarde dentro del propio archivo de la presentación). Obviamente, al incrustar archivos en la presentación sólo tendremos que manejar un fichero, que es nuestro propósito y lo que buscamos.

8.- Para conseguir esto, sólo tendremos que ir al menú Herramientas y hacer click sobre Opciones… En la pestaña General, se encuentra el límite de tamaño de los archivos que Power Point adjunta a la presentación, indicado por Vincular archivos de sonido mayores de XXX KB. Si aumentamos este valor hasta uno superior al del tamaño de nuestro archivo de música, conseguiremos que PowerPoint incruste el fichero de audio en el de la presentación, permitiéndonos así trabajar con un único archivo. (este proceso es un poco diferente en versiones diversas).

9.- ¿Y ahora qué? Ya podemos insertar el archivo de audio en formato .wav en nuestra presentación estando seguros de que Power Point lo guardará dentro del propio archivo de la presentación. Muy fácil: editando nuestra presentación, sólo tenemos que, en la primera diapositiva, hacer click en el menú Insertar, ir al submenú Películas y sonidos y escoger Sonido de archivo… En la nueva ventana, escogemos el archivo de audio a utilizar como música de fondo, y presionamos Aceptar. Según la versión de PowerPoint que tengamos, se nos preguntará cuándo queremos que empiece el sonido: al hacer click encima o automáticamente, siendo esta última opción la que debamos escoger.

10.- Esto habrá hecho aparecer un altavoz amarillo o azul en la primera diapositiva. Si ahora hacemos click con el botón derecho sobre el altavoz, podremos modificar su comportamiento. Debo indicar que los pasos a seguir, a partir de este momento, pueden variar según la versión de PowerPoint utilizada.

11.- En la versión 2003, en el menú que aparece, escogiendo la opción Modificar Objeto de sonido…, podemos hacer que el altavoz no se vea en la presentación activando la casilla de verificación correspondiente a Ocultar el icono de sonido durante la presentación con diapositivas. Por último, escogiendo en el menú que aparece al hacer click con el botón derecho la opción Personalizar animación, aparecerá una barra a la derecha de la ventana principal de PowerPoint.

12.- Con esta barra se gestionan los efectos de la animación de la presentación. Aparecerá el sonido como un efecto más dentro de esta diapositiva. Haciendo click sobre el botón de la barra desplegable del evento del sonido aparecerá un menú, en el que debemos escoger Opciones de efectos…

13.- En la nueva ventana, dentro de la pestaña Efecto, hay un apartado titulado Detener la reproducción. En él, hay tres casillas de selección, de las que debemos activar la correspondiente a Después de XXX diapositivas, poniendo en el cuadro de texto correspondiente el número de diapositivas que queremos que dure la reproducción del sonido a partir de la primera (evidentemente, si queremos que sea música de fondo, deberemos poner el número total de diapositivas).

14.- Haciendo click sobre Aceptar, deberíamos comprobar que la música de fondo se reproduce durante toda la presentación. Guardando ahora la presentación, veremos cómo el archivo .ppt ocupa bastante más de lo habitual, al tener el archivo de audio incrustado. Y habremos conseguido que, enviando el archivo de la presentación, no tengamos que preocuparnos por enviar también el archivo de audio.

15.- Un truco adicional: si queremos que, al abrir la presentación, ésta se reproduzca automáticamente y no aparezca su edición en Power Point, tendremos que hacer que la extensión del archivo, .ppt hasta la versión 2007 de PowerPoint pase a ser .pps.

16.- Otro truco mejor recomendado: podemos reducir el tamaño del archivo de la presentación un poco más (de hecho, muchísimo más) si comprimimos las imágenes que hayamos utilizado. Power Point ofrece la opción de hacer esto automáticamente al guardar el archivo.

17.- Para ello, en el menú Archivo escogemos Guardar como. En la típica ventana para guardar el archivo, arriba a la derecha, hay un botón titulado Herramientas. Al hacer click sobre él se despliega un menú, en el que podemos escoger Comprimir imágenes.

18.- Aparecerá una nueva ventana, en la que podemos escoger cambios a realizar sobre las imágenes: comprimirlas (para que se reduzca el tamaño del archivo de la presentación, a costa de cierta reducción de la calidad, escogiendo presentación en pantalla o en web), eliminar las áreas recortadas (de tal forma se elimina lo que no es visible en la imagen) y reducir su resolución (lo mejor es seleccionar De impresión) y probar.

19.- Recomiendo guardar con otro nombre de archivo, comparar el tamaño de los dos ficheros y la calidad resultante de las imágenes.

20.- Consejo final: cuidado con el tamaño final del archivo de la presentación, que puede que tengamos algún conocido al que no le haga gracia recibir un correo electrónico con un fichero adjunto de varios megas.